Informationen rund um Office365 und Teams

Sehr geehrte Eltern, liebe Schüler*innen, liebe Lehrer*innen,

hier finden Sie, findet Ihr Informationen rund um Office365 und Teams:

  1. Beschaffung und Umfang
  2. Mailadresse
  3. Microsoft-Entscheidung
  4. Datenschutz

 

  1. Beschaffung und Umfang

Aufgrund der kurzfristigen Anforderungen des Ministeriums haben wir uns dafür entschieden, zunächst als Erprobungsphase für ein Jahr Microsoft Offic365 mit Teams an unserer Schule einzuführen. Dies geschieht über die Stadt Köln und das FWU. Das FWU ist das Medieninstitut der Länder (http://fwu.de/ ). Vielleicht kennen Sie, liebe Eltern, es noch aus dem Vorspann von Unterrichtsfilmen, die Sie in Ihrer Schulzeit gesehen haben. Das FWU hat mit Microsoft einen Rahmenvertrag zum Bezug kostengünstiger Software und zur Nutzung von Cloudlösungen für Schulen abgeschlossen.

Mit der Unterzeichnung des Rahmenvertrages zwischen dem FWU und Microsoft steht den Schulen eine Vereinbarung zur Verfügung, die die Beschaffung von Software nicht nur deutlich vereinfacht, sondern auch enormes Einsparpotenzial bei der Beschaffung neuester Software für Schulen und Bildungseinrichtungen  beinhaltet. Der FWU-Vertrag eröffnet viele Möglichkeiten der Nutzung von Cloud-Diensten, um für Schulen, Lehrende und Schüler*innen gemeinsam eine moderne und zukunftssichere Lehr- und Lernumgebung zu gestalten. Der Vertrag ist deutschlandweit gültig und basiert auf der Lizenzierung von Software (und Cloud Diensten) auf Abonnement-Basis. Die Stadt Köln hat nun auch über diesen Vertrag Lizenzen für Kölner Schulen erworben.

Was enthält Office365?

Die beitretenden Bildungseinrichtungen verfügen stets über die neueste Software, sämtliche Versions-Updates sind im jährlichen Preis inbegriffen und die gesamte Schule ist lizenzrechtlich abgedeckt, so dass wir z.B. die PCs in den Computerräumen mit aktueller Standardsoftware ausstatten können. (Ausführlichere Informationen zum FWU-Rahmenvertrag gibt es hier: http://fwu.de/rahmenvertrag-zwischen-dem-fwu-und-microsoft/  und in dieser PDF-Broschüre: http://fwu.de/wp-content/uploads/sites/2/2013/02/MS-O365-2017-Booklet-MS-Office-fuer-Bildungseinrichtungen.pdf .)

Durch den Abschluss des Rahmenvertrags steht uns nun eine Cloudlösung zur Verfügung, in der man z.B. mit Teams oder OneNote-Classbooks das Lernen auch digital sehr individuell gestalten kann. Schülergruppen oder individuell einzelnen Schüler*innen können Unterrichtsmaterialien zur Verfügung gestellt werden. Schüler*innen können ihre Arbeiten digital einreichen, und sie können leichter gemeinsam an einem Dokument arbeiten, auch wenn sie getrennt zu Hause sind. Eine ausführliche Beschreibung der Möglichkeiten finden Sie hier: https://support.office.com/de-de/article/Erste-Schritte-mit-dem-OneNote-Kursnotizbuch-Eine-exemplarische-Vorgehensweise-für-Lehrer-28666b8e-b0ae-48fe-b001-1874f5f6db58.

Jede/r Schüler/in und Lehrer/in Hat die Möglichkeit, sich das Office-Paket zu Hause auf bis zu 5 PCs und 5 mobilen Geräten herunterzuladen und zu installieren und kann offline mit den Programmen arbeiten. Es entstehen dadurch keine zusätzlichen Kosten!

 

  1. Warum bekommen Schüler*innen eine Schul-Mailadresse?

Eine Schul-Emailadresse ist aus zwei Gründen sinnvoll. Erstens ist die Mailadresse der Account des betreffenden Schülers / der betreffenden Schülerin bei Microsoft, dessen Einrichtung es Ihnen ermöglicht, die Office-Software (ohne weitere Kosten) herunterzuladen und auf eigenen Rechnern zu Hause zu installieren.

Zweitens stellt die schuleigene Adresse den Zugang zur  Nutzung der Clouddienste wie z.B. OneNote Classbook dar. In der Cloud sollen nur Arbeiten und Unterrichtsmaterialien gespeichert werden, insofern ist es auch sinnvoll eine Mailadresse für die schulischen Belange zu haben, die man von den Inhalten der privaten Mailadresse trennen kann.

 

  1. Warum Microsoft?

In Absprache zwischen Schulleitung und Medienkoordination sowie weiteren beratenden Stimmen ist die Cloudlösung von Microsoft mit einer Reihe anderer Lösungen verglichen worden (Google, UCloud, Moodle, Logineo NRW). Wir haben hier abgewägt zwischen dem Leistungs- und Funktionsumfang, der Benutzerfreundlichkeit sowie der Zuverlässigkeit auf der einen und den datenschutzrechtlichen Fragen auf der anderen Seite.
Wir fanden, dass nur in der Microsoft-Lösung unsere Anforderungen weitgehend erfüllt sind:

- eine technisch erprobte Lösung mit sehr guten Administratorrechten und einer Datenspeicherung in der EU.
- Softwarelösungen, die weltweit als Standardlösungen gelten und sowohl online als auch offline nutzbar sind, und die schulspezifische Software beinhaltet, die das Arbeiten in Teams ermöglichen sowie die zentrale Bereitstellung von Informationen.
- Viele Anwendungsbereiche in einer Lösung mit einer Anmeldung.
- Hohe Zuverlässigkeit, die bei anderen Plattformen teilweise nicht gegeben war.
- Eine Lösung, die unabhängig von Geräten und Betriebssystem funktioniert, so dass keine einseitige Festlegung auf Apple, Andoid oder Windows, PCs, Tablets, Mac-Computer erfolgen muss.  

Und unser Medienkonzept?

Unser Medienkonzept wird im Laufe des aktuellen Schuljahres überarbeitet und die Implementierung von Office365 dezidiert angepasst.

Die Entwicklung der digitalen Medien verändert die Welt so, dass sich neue Herausforderungen stellen. Schüler*innen müssen in die Lage versetzt werden, sich kritisch und kreativ – ohne dass jemand außen vor bleibt – mit den neuen Medien auseinandersetzen zu können. Insgesamt orientieren wir uns an dem Kompetenzrahmen, wie er im Medienpass NRW (https://www.medienpass.nrw.de/de)vorgestellt wird und an den Vorschlägen der Kultusministerkonferenz (KMK) (PDF-File: https://www.kmk.org/fileadmin/Dateien/pdf/PresseUndAktuelles/2016/Bildung_digitale_Welt_Webversion.pdf .

Der andere Aspekt ist technischer Natur, denn die Schüler*innen bedürfen dazu in der Schule und zu Hause eine Ausstattung, die unter anderem für alle Familien finanzierbar ist, für eine Schule technisch umsetzbar ist, die Standardsoftware bietet, die auf das Berufsleben vorbereitet, und die bei nachvollziehbaren Datenschutzrichtlinien eine zukunftsweisende Cloudplattform für neue Formen der Zusammenarbeit und des Lernens bietet.

 

  1. Datenschutz

Sicher haben Sie auch mitbekommen, dass Microsoft Office365 und Teams vielfach kritisch betrachtet werden. Diese Diskussion ist grundsätzlich richtig und wird auch bei uns weitergeführt. Wir haben hier abgewägt zwischen dem Leistungs- und Funktionsumfang, der Benutzerfreundlichkeit sowie der Zuverlässigkeit auf der einen und den datenschutzrechtlichen Fragen auf der anderen Seite.

Die Untersuchung des Datenschutzes durch den Datenschutzbeauftragten für die Kölner Schulen beim Schulamt für die Kölner Schulen laufen in Zusammenarbeit mit den weiteren Datenschutzbeauftragten der Schulen im Regierungsbezirk Köln schon seit einigen Jahren. Vor einigen Monaten haben sie sich dann zu einer gemeinsamen Stellungnahme zur Zulässigkeit entschlossen, welche Sie unten einsehen können.

Im Kern lässt sich feststellen, dass folgende Kriterien relevant sind:

- Microsoft garantiert eine Datenhaltung auf den Servern in der EU, eine Übertragung in die USA findet in der Regel nicht statt. Somit ist auch die Aufkündigung des Privacy Shield durch den EuGH hier nicht relevant. Im Zweifel gelten dennoch die sog. EU-Standardvertragsklauseln, die Microsoft mit dem Auftraggeber abschließt.

- Office365 wird ausschließlich für pädagogische Zwecke genutzt, die gesammelte Verarbeitung von weiterführenden personenbezogenen Daten wie z.B. Leistungsdaten, Notenlisten oder Adressdaten ist nicht zulässig.

- Die Erhebung von Telemetriedaten wird schulseitig administrativ durch Einstellungen auf ein Minimum reduziert und auf allgemeine Informationen ohne ID beschränkt.

- Durch den Einsatz des UCS-Servers bei Netcologne wird die Übermittlung von Daten an Microsoft weiter reduziert. Der Benutzername folgt einer bestmöglichen Mischung aus Pseudonymisierung und Nachvollziehbarkeit, z.B. peter.x2@..., also ohne Nachnamesnennung.

Hier finden sich weitere Informationen des Datenschutzbeauftragten zum Datenschutz.

Hier finden sich weitere Informationen zum Umgang mit Videokonferenzen.

 

Bitte wenden Sie sich an uns, wenn Sie weitere Fragen haben!

 

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